Objektunterlagen ordnen

Eine Struktur für alle Objekte

Verwenden Sie für jedes Objekt dieselben Kategorien, etwa Verträge, Abrechnungen, Protokolle, Rechnungen und Sonstiges. Eine gleichbleibende Ordnung ist wichtiger als eine besonders feine.

Ordnen Sie Dokumente, die nur eine Wohnung betreffen, zusätzlich der Einheit zu. Übergabeprotokolle oder Wohnungsfotos gehören zur Einheit, der Wartungsvertrag der Heizung zum Objekt.

Den Eingang regelmäßig leeren

Neue Dateien landen oft zunächst ohne Zuordnung. Planen Sie einen festen Termin, zum Beispiel wöchentlich, an dem Sie den Eingang sichten und jedes Dokument einem Objekt zuordnen oder bewusst verwerfen.

Lücken sichtbar machen

Prüfen Sie je Objekt, welche Grundunterlagen vorhanden sind: Grundrisse, Wartungsnachweise, Verträge mit Dienstleistern und aktuelle Abrechnungen. Was fehlt, wird als Aufgabe erfasst statt im Gedächtnis behalten.

Ob ein bestimmtes Dokument gesetzlich vorgeschrieben ist, klären Sie im Einzelfall mit einer fachkundigen Stelle; diese Checkliste ersetzt keine Beratung.